One of the most uncomfortable problems planners deal with is finding people or companies who'd be interested in financially supporting their event. Why is it so uncomfortable?
The truth of the matter is that most of us just aren't eager to ask other people for money, especially when you don't know how to do it, or if you lack the proper 'hunting tools'.
But as uncomfortable as it is, it’s necessary if you want to find an alternative way to increase your budget. As eventplanner.tv founder Kevin Van der Straeten notes in his book EVENTS, "This is unquestionably the most widely-used method for reducing the costs for event participants."
The big question is how you are doing it. You most likely use an event presentation template and are prepared to impress potential investors with vivid details of all the great things you have prepared for the attendees. You’re also probably ready to promise them prominent logo placement in your materials (such as your event program, brochures, etc.). After all, this is what they want, right? Think again.
As Kevin explains, "The possibilities for sponsoring even in these difficult times are not always fully exploited. It is important never to lose sight of the possible ROI for your sponsors. Why should they sponsor your event? What's in it for them? A mention on your flyer or a logo in your folder is no longer enough. Think hard about how you can create value for your sponsor."
To help you be more creative in your search for financial support, here's a list of tips to help you attract new sponsors:
Tip #1. Help your sponsors find prospect clients during your event
A strategical step for your event would be to invite a few hosted buyers and schedule meetings with those buyers and your sponsors. There's nothing more appealing for your sponsors than to take advantage of the environment you are providing and create new prospects for their businesses. Keep in mind that you may have to pay travel and accommodation costs for some buyers, but it's worth the investment if it means attracting new sponsors.
Tip #2. Design a powerful promotion platform for your sponsors
Forget about plastering your event in logos. This doesn't work anymore and provides almost no value to your sponsors. Instead, try a different approach and efficiently intermediate the communication between your attendees and your sponsors’ products or services. Consider blocking off some time slots during your event for guests to engage in different experiences that involve the sponsors' products. For example, if a virtual reality company is financing your event, you could encourage your audience to immerse themselves in another dimension and experience the gadget your sponsor wants to sell.
Tip #3. Promote your sponsors' content on your event site
Another way to add value to your (potential) financial supporters is to increase the natural traffic of their websites. You can do so by offering to publish their content (articles, eBooks, blog posts, etc.) on your online platform. This way, you'll help them increase their online visibility and promote their brand.
Tip #4. Invite your sponsors to speak at your event
Offer your (potential) financial supporters the chance to co-create your event and be part of the keynote speakers list. This will give them the opportunity to speak to a large audience, explain their product, and increase the brand awareness of their businesses.
Tip #5. Organize meaningful B2B meetings for your sponsors
Your event can be a great networking opportunity for your potential financial supporters. Focus on helping them find new collaborations, employees or volunteers, or even sponsorships by scheduling B2B meetings between them and your attendees. You will add incredible value to their companies and help them build new, significant connections.
Call to action
Whenever you are about to pitch your event to potential sponsors, your main focus should be on highlighting the benefits they’ll gain from financing you. Make a list of the things you can offer them. Prepare a solid argument in favor of your event and explain how financing your event will positively influence their business and increase their brand awareness and revenue. Talk less about yourself and your (financial) needs and more about their gains, and design your communication based on what they may want.
Dutch
Eén van de meest ongemakkelijke problemen waar eventplanners mee te maken hebben is het zoeken van mensen of bedrijven die hun evenement financieel willen ondersteunen. Wat maakt het zo ongemakkelijk?
Het is nu eenmaal zo dat de meesten van ons het anderen niet graag om geld te vragen, zeker als je niet weet hoe je het doet, of je de nodige 'jachtvaardigheden' mist. Maar hoe ongemakkelijk het ook is, het blijft nodig als je naar een alternatieve manier zoekt om je budget te vergroten. Zoals eventplanner.xx-oprichter Kevin Van der Straeten opmerkt in zijn boek EVENTS: "dit is ongetwijfeld de meest gebruikte manier om kosten voor eventdeelnemers omlaag te krijgen".
De grote vraag is hoe je het doet. Waarschijnlijk gebruik je een eventpresentatie-template en bereid je je voor om potentiële investeerders te imponeren met levendige details van alle geweldige dingen die je hebt voorbereid voor de bezoekers. Je bent er waarschijnlijk ook klaar voor om ze te beloven hun logo duidelijk te laten zien op je materialen (zoals je eventprogramma, brochures, ...). Dat is immers wat ze willen, toch? Je hebt het mis.
Zoals Kevin uitlegt: "het potentieel van sponsoren wordt zelfs in deze moeilijke tijden niet altijd volledige benut. Het is belangrijk om de potentiële ROI voor je sponsoren nooit uit het oog te verliezen. Waarom zouden zij jouw evenement moeten sponsoren? Wat halen zij eruit? Een vermelding op je flyer of een logo in je folder voldoet niet langer. Denk eens goed na hoe je waarde kunt creëren voor je sponsor." Om je te helpen om creatiever te zijn in je zoektocht naar financiële steun, volgt hier een lijst met tips om nieuwe sponsoren aan te trekken:
Tip #1. Help je sponsors potentiële klanten te vinden tijdens evenementen
Een strategische stap voor je evenement zou zijn om een paar aanwezige kopers uit te nodigen en gesprekken tussen die kopers en je sponsoren in te plannen. Er is niets aantrekkelijker voor je sponsoren dan om voordeel te boeken uit de omgeving die jij biedt, en om nieuwe leads voor hun bedrijven in te winnen. Houd in gedachten dat je misschien reis- en overnachtingskosten moet betalen voor sommige inkopers, maar het is de investering waard als het betekent dat je nieuwe sponsors aantrekt.
Tip #2. Ontwerp een krachtig promotieplatform voor je sponsoren
Beplak je evenement niet met logo's. Dit werk niet meer en biedt nauwelijks waarde aan je sponsoren. Probeer in plaats daarvan een andere aanpak en bemiddel de communicatie tussen je bezoekers en je de producten of diensten van je sponsoren. Je kunt bijvoorbeeld overwegen om wat tijd op je planning te gebruiken om bezoekers dingen te laten beleven waar de producten van je sponsor bij betrokken zijn. Als een virtual reality-bedrijf bijvoorbeeld je evenement financiert, kun je je publiek zich laten onderdompelen in een andere dimensie en ze de gadget van je sponsor laten beleven.
Tip #3. Promoot content van je sponsor op je eventsite
Een andere manier om waarde te bieden aan je (potentiële) financiële supporters is om het natuurlijke verkeer op hun websites te vergroten. Je kan dit doen door aan te bieden hun content te publiceren (artikelen, ebooks, blog posts, whitepapers, ...) op je eigen eventwebsite. Op die manier help je ze hun eigen online aanwezigheid te vergroten en hun merk te promoten.
Tip #4. Nodig je sponsors uit om te spreken op je evenement
Bied je (potentiële) financiële partners de kans om je evenement te helpen maken en om een onderdeel te vormen van je keynote-sprekerslijst. Dit biedt ze de mogelijkheid om te spreken voor een groot publiek, hun product uit te leggen en de bekendheid van hun merk of bedrijf te vergroten (zolang het maar geen promopraatje wordt!).
Tip #5. Organiseer betekenisvolle B2B-gesprekken voor je sponsors
Jouw evenement kan een geweldige netwerkmogelijkheid zijn voor je potentiële financiële partners. Zorg dat ze aan nieuwe samenwerkingen, medewerkers of vrijwilligers komen, of zelfs aan hun eigen sponsoren, door B2B-gesprekken tussen hen en je bezoekers in te plannen. Daarmee voeg je ontzettende waarde toe voor hun bedrijven en help je ze om nieuwe en belangrijke contacten te leggen.
Call-to-action
Als je je evenement naar potentiële sponsors pitcht, zou je je voornamelijk moeten focussen op de voordelen die het hen oplevert als ze jou financieren. Maak een lijst van de zaken die je ze te bieden hebt. Bereid een goede beargumentering voor je evenement voor en leg uit hoe het financieren van jouw evenement hun bedrijf positief kan beïnvloeden en hoe het hun merkbekendheid en omzet kan vergroten. Praat minder over jezelf en je (financiële) behoeften en meer over hun voordelen, en spits je communicatie toe op hun behoeften.
More about this topic and lots of other tips about organising events can be found in the book EVENTS.
Order now
![Kevin Van der Straeten [eventplanner.net]](https://cdn.eventplanner.ie/images/avatar/8845-200.jpg)
Goede top 5! Nummer 4 blijft altijd erg tricky; niet iedere sponsor heeft het belang van jouw deelnemers voor ogen en blijkt soms erg commercieel. Mogelijk oplossing: laat de sponsor interviewen en geef tevoren ook aan dat bij een te hoog gehalte 'wij van wc eend, adviseren wc eend' de moderator dat zal aangeven en het gesprek terug naar inhoudelijke zaken leidt.