When you are organising an event, you will probably need to apply for various permits and permissions. The following list gives an idea of the kinds of permits you are most likely to require.
The number and type of permits can vary widely from region to region, and for this reason I do not propose to go into detail. Ask for these details at the town hall which is responsible for the town/city where your event is taking place. In fact, it is always a good idea to let the town hall know what you are planning, even if there is no obligation to do so (although there often is).
Copyright, royalties and performance rights
When there is music at your event, even if it is only background music, you will need to pay royalties to the composer and performance rights to the performers/producers.
Excess noise
Does music play an important role in your event or are your guests likely to make a lot of noise themselves? If so, you may need a permit to exceed existing noise limits. This limit – expressed as a maximum number of decibels is usually part of the environment permit that you will almost certainly need. In particular, noise levels in residential areas and on Sundays are subject to strict monitoring and control. For this reason, some event venues are equipped with a 'sound restrictor'.
In some cases you may not need to apply for an environment permit. Ask the relevant local authority for full details about possible exemptions. In recent years the regulations relating to noise emissions have become stricter, so that it is advisable to measure the likely noise volume of your event in advance (for larger manifestations, such as fairs and festivals, this is compulsory). In some countries the issuing of ear protectors to audiences is also obligatory, if the decibel level exceeds the permitted norm.
Erection of tents, podia, scaffolding and tribunes
You must ask the permission of the local authority when you want to erect a tent, podium, scaffolding or tribune (for public seating). The fire brigade will need to inspect both the location and the structure and declare them to be safe. To apply for this permit, you will need the following documents/information: a ground plan (marked with emergency exits and evacuation routes), the dimensions, the layout, the materials used, the number of guests, etc.
Hours of closing
Many locations operate strict hours of opening/closing, which they are loathe to exceed. Legislation states that local inhabitants may not be inconvenienced by your event or your guests after 10 o'clock in the evening. Do you want an exception to be made to this general rule? If so, you will need to ask the permission of the local authority.
Serving of alcohol
When you want to serve alcoholic drinks at your event, you will need two separate permits: a licence to serve beer and other (alcoholic) beverages and a license to serve spirits (strong drink). In many cases, your venue will already possess these permits. If this is not the case, or if you are creating your own venue, you will need to apply to the local authority.
Food
There are very strict regulations relating to the preparation and serving of food. Always check that your caterers or the proprietors of food stalls (chips, hotdogs, etc.) are in possession of all the permits they require.
Fireworks
If you are planning to use fireworks in a professional event context, you will need to have an operator’s license from the local or provincial authority. If you engage the services of a pyrotechnics company, you can usually ask them to obtain the necessary license for you. This will usually be quicker than applying yourself. Of course, the company must also be in possession of all necessary permits and permissions to cover its own activities.
Dutch
Wanneer je een evenement organiseert, zul je hiervoor mogelijk een of meerdere vergunningen moeten aanvragen. We bespreken de vergunningen waar je als organisator het meest mee te maken krijgt.
Vergunningen zijn sterk regiogebonden, daarom gaan we hier niet in op details. Informeer bij de stad of gemeente waar je evenement plaatsvindt. Het is sowieso een goed idee om de organisatie van je event aan de lokale overheid te melden. In sommige gevallen is dat zelfs verplicht.
Evenementenvergunning
Organiseer je een evenement op een publiek toegankelijke plaats? Dan heb je mogelijk een evenementenvergunning van de gemeente nodig. Voor kleine evenementen volstaat het soms gewoon melding te maken. Vindt je evenement plaats op of aan het water dan moet je meestal bij de provincie of het verantwoordelijke bestuur voor het betreffende water aankloppen.
De vergunninghouder (meestal de organisatie van het evenement) is verantwoordelijk voor de orde en de veiligheid van de deelnemers en bezoekers op het evenemententerrein. In de vergunning staat welke maatregelen je als organisator moet nemen om de openbare orde, gezondheid en (brand)veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe incidenten moeten worden aangepakt. Een veiligheidsplan, draaiboek en/of risicoanalyse kan een verplicht onderdeel zijn van de procedure.
Auteursrechten en billijke vergoeding
Wanneer er muziek is op je evenement, ook al is het achtergrondmuziek, moet je auteursrechten betalen via Sabam (België) of Buma (Nederland). Naast de auteursrechten wordt er ook een billijke vergoeding voor uitvoerders en producenten geïnd.
Geluidsoverlast
Speelt muziek een belangrijke rol op je evenement of brengen je gasten de nodige decibels met zich mee? Ga dan na of een vergunning voor geluidsoverlast nodig is. Die valt onder de milieuvergunning en beperkt het maximaal aantal decibels. Zeker in de buurt van woningen wordt 's nachts en op zondag streng opgetreden wanneer de geluidsnorm overschreden wordt. Sommige locaties zijn daarom voorzien van een geluidsbegrenzer.
In sommige gevallen ben je niet verplicht om een milieuvergunning aan te vragen. De afgelopen jaren is de regelgeving rond geluidsnormen strenger geworden en doe je er goed aan om het geluidsvolume te meten (voor grote evenementen is dit verplicht). Evenementen met gemiddeld 95 decibel over een kwartier of 100 decibel over een uur, zijn bovendien verplicht om gratis oorbeschermers uit te delen.
Plaatsen van tenten, podia, stellingen en tribunes
Wanneer je een tent, podium, stelling of tribune plaatst, moet je toestemming vragen aan de gemeente. De brandweer zal de locatie en constructie moeten inspecteren en veilig verklaren. Om een vergunning aan te vragen, moet je zaken als een plattegrond van de tent, de afmetingen, indeling, materiaal, het aantal gasten ... doorgeven. Ook de nooduitgangen en evacuatieroutes duid je aan in het dossier.
Sluitingsuur
Veel evenementenlocaties moeten zich houden aan een sluitingstijd die zeker niet overschreden mag worden. De buurtbewoners mogen in ieder geval na 22 uur geen last ondervinden van het evenement en zijn publiek. Wil je afwijken van het standaard sluitingsuur? Vraag dan schriftelijk toestemming aan de lokale overheid.
Sterke dranken
Wanneer je alcoholische dranken wilt aanbieden heb je twee vergunningen nodig: een tapvergunning en een vergunning voor het schenken van sterke drank. Meestal beschikt de eventlocatie zelf over de nodige vergunningen. Is dit niet het geval of richt je zelf een locatie in, vraag dan de vergunningen aan bij de gemeente.
Voeding
Er zijn strenge regels verbonden aan de bereiding van voedsel. Vraag steeds of de cateraar en uitbaters van foodtrucks over de nodige erkenningen en vergunningen beschikken.
Vuurwerk
Wie (professioneel) vuurwerk afsteekt, heeft daar een vergunning voor nodig van de gemeente of provincie. Je kunt het pyrotechnisch bedrijf vragen de vergunningaanvraag 153 vergunningen en verzekeringen (versneld) voor je te verzorgen. Het vuurwerkbedrijf moet daarnaast zelf ook nog beschikken over de nodige vergunningen om het vuurwerk te mogen afsteken.
More about this topic and lots of other tips about organising events can be found in the book EVENTS.
Order now
