TIP! - Project Management for Events

01/01/2020|Save

The organising of an event can quickly become a complex challenge involving many different parties. As overall organiser, you must possess the necessary project management skills to coordinate the activities of all these different people.

You need to be able to separate the important matters from the unimportant ones and above all you need to keep a clear view of the overall picture in your mind. On this basis, you must set the correct priorities and delegate responsibilities to the right people, when you are not able to do something yourself. In short, you have to adopt a well-considered and structured approach to your task.

In view of the fact that an event is subject to the constraints of time and resources, and also results in a very specific end product, it is not unreasonable to regard its organisation as a project to which classic project management techniques can therefore be applied. To make this feasible, it is important that your project should be as well structured as possible. The best way to do this is to divide up the project into different phases. With this aim in mind, you may wish to use the phase model suggested by Jan Verhaar in his book 'Project management a professional approach to events'. The following is a summary of the different phases advocated by Verhaar, together with an indication of the relevant key decision documents for each phase (in brackets):

Initiation phase (project proposal) In this phase you explore the broad parameters and set the fundamental conditions/starting points for the project. You define objectives, develop a basic concept, decide on a line of approach and draw up a global plan with a first budget estimate.
Preparation phase (project plan) You flesh out the plan more fully and agree the programme for the event. The project planning is now set down in detail on paper.
Development phase (production programme) During this phase, you translate the preparatory work of the previous phases into concrete, practical tasks for your team members. Agreements are concluded with suppliers and an action plan is compiled.
Implementation phase (the event itself) This phase can be further subdivided into construction, performance and clearance (i.e. before, during and after the event). The production of the event is carried out in accordance with the specifications of the action plan.
Completion phase (evaluation report) In this phase you round off and follow up the project as necessary, before completing your evaluation of its success or failure in terms of your stated objectives.

The decisions which need to be made by the project initiator (your customer or your boss!) can be taken on the basis of the decision documents which you should draw up at the end of each preparatory phase.

In order to effectively manage all the different aspects of the event and its preparation, you can divide up the project and its individual phases into further trajectories, which may or may not run parallel to each other. This might include, for example, a communications trajectory (covering publicity and public relations) or a content trajectory (which focuses on the speakers and/or other entertainment elements).

It is particularly important that you should agree a clear set of critical success factors for the project, together with deadlines for their completion. These are the elements that must be dealt with effectively, if your project is to become a success. High on the list of such elements are matters such as choosing the right venue, booking the right artists, getting the budget approved, attracting sufficient advance interest, etc. After each success factor has been dealt with, plan a ‘go/no go’ moment in which you evaluate your intermediary targets and agree with all relevant parties whether or not the project should still proceed. If one of the critical success factors cannot be realised, it may be necessary (in a worst case scenario) to cancel the event.

For each of these ‘milestones’, you must draw up a list of related tasks, making clear who in your team is responsible for what and by what date.

More event planning tips can be found here

show original

Dutch

Een evenement wordt al snel een complexe uitdaging waar veel partijen bij betrokken zijn. Als organisator moet je dan ook over de nodige project- managementskills beschikken om steeds een goed overzicht te blijven houden.

Je moet hoofdzaken van bijzaken scheiden, de juiste prioriteiten stellen en taken delegeren waar je zelf geen tijd voor hebt. Ga daarom steeds zorgvuldig en gestructureerd te werk.

Aangezien een evenement begrensd is in tijd en middelen, en afgesloten wordt met een concreet projectresultaat, kun je de organisatie van een evenement als een project zien en klassieke projectmanagementtechnieken toepassen.

Om projectmatig te kunnen werken zul je je project moeten structureren. Dat kun je doen door je evenement in verschillende fasen op te delen. Je kunt hiervoor het 'fasemodel' van Jan Verhaar aanwenden (zie zijn boek: Projectmanagement - Een professionele aanpak van evenementen). Hieronder een opsomming van de verschillende fasen met het faseresultaat (of beslisdocument) tussen haakjes.

1. Initiatiefase (projectvoorstel)

In deze fase verken je de opdracht en bepaal je de randvoorwaarden en uitgangspunten van het project. Je bepaalt de doelstellingen, ontwikkelt het basisconcept, legt een plan van aanpak vast en maakt een globale planning en een eerste kostenraming.

2. Voorbereidingsfase (projectplan)

Je werkt het concept verder uit, bepaalt het programma van je evenement, en zet de gedetailleerde projectplanning op papier.

3. Uitwerkingsfase (productieprogramma)

Tijdens de uitwerkingsfase vertaal je het plan dat je in de vorige fasen ontwikkeld hebt praktisch naar jouw teamleden. Afspraken met leveranciers worden gemaakt en de draaiboeken uitgewerkt.

4. Uitvoeringsfase (evenement zelf)

De uitvoeringsfase kun je nog verder onderverdelen in de opbouw, het evenement zelf en de afbouw. In deze fase wordt de productie van het evenement aan de hand van het draaiboek uitgevoerd.

5. Afwikkelingsfase (evaluatieverslag)

Hierin voorzie je de nodige nazorg en followup voor het evenement. Ook de projectevaluatie gebeurt in deze fase.

De besluitvorming door de eventuele opdrachtgever kan plaatsvinden op basis van de beslisdocumenten die je aan het eind van elke voorbereidingsfase kunt maken.

Om je project op al zijn aspecten te kunnen sturen (managen), kun je het verder onderverdelen in verschillende trajecten die al dan niet parallel met elkaar lopen. Denk bijvoorbeeld aan een communicatietraject, een inhoudelijk traject dat focust op de sprekers en het entertainment enzovoort.

Bepaal binnen je project wat de kritische succesfactoren zijn en hun deadlines en gebruik project management software voor evenementen om die op te volgen.. Dat zijn die elementen die absoluut aan bod moeten komen om het project te realiseren. Denk aan het vinden van een geschikte locatie, het beschikbaar zijn van een bepaalde artiest of spreker, de approval op het budget en het bereiken van een vooraf bepaald aantal inschrijvingen. Voorzie na elke succesfactor een go-no-gomoment waarop je de tussentijdse targets evalueert en samen met alle betrokken partijen beslist of je doorgaat met de organisatie van het evenement. Wanneer een kritische succesfactor niet gerealiseerd wordt, zul je, in het slechtste geval, het evenement moeten annuleren.

Leg voor elke mijlpaal binnen je evenement de verschillende taken vast, geef aan wie daar binnen het team verantwoordelijk voor is en stel de nodige deadlines.