Hospitable without stress: that's how we arrange it
Exhibitors already have enough to worry about in the run-up to the art fair. Fortunately, Eventpartners is there to relieve them of the hassle of inviting their customers and relations, which is a challenge in itself. Five ways we did that for the KunstRAI.
1. A shielded environment
Each exhibitor was given access to their own online environment, secured with 2-factor authentication. This allowed them to manage the data of their own relations and invite their guests for specific days and moments.
2. A tailor-made invitation system
The invitation system was adapted in advance to the wishes of the exhibitors, so that inviting their guests could be quick and easy.
3. Real-time insights
In their own personal environment, exhibitors could see how their RSVPs were progressing. If desired, a reminder could be sent.
4. Printed invitations
Would you rather send a printed invitation? No problem. The QR code required for entrance was printed on the map by Eventpartners.
5. Registration desk with retrieval system
Guests who did not have their ticket at hand could register at the fair at our registration desk.
nl
Exposanten hebben al genoeg aan hun hoofd in de aanloop naar de kunstbeurs. Gelukkig is Eventpartners er om hen te ontzorgen bij het uitnodigen van hun klanten en relaties, wat al een uitdaging op zich is. Vijf manieren waarop wij dat deden voor de KunstRAI.
1. Een afgeschermde omgeving
Iedere exposant kreeg toegang tot een eigen online omgeving, beveiligd met 2-factor authenticatie. Hiermee konden zij de gegevens van hun eigen relaties beheren en zelf hun gasten uitnodigen voor specifieke dagen en momenten.
2. Een uitnodigingssysteem op maat
Het uitnodigingssysteem werd van tevoren aangepast aan de wensen van de exposanten, zodat het uitnodigen van hun gasten snel en gemakkelijk kon verlopen.
3. Real-time inzichten
In de eigen persoonlijke omgeving konden de exposanten zien hoe het was gesteld met hun RSVP’s. Desgewenst kon er een reminder worden verstuurd.
4. Gedrukte uitnodigingen
Liever een gedrukte uitnodiging versturen? Geen probleem. De voor entree benodigde QR-code werd door Eventpartners op de kaart gedrukt.
5. Registratiebalie met opzoeksysteem
Gasten die hun ticket niet bij de hand hadden konden zich op de beurs laten registreren bij onze registratiebalie.
